Privacyverklaring KSA Oostende
KSA Oostende Meeuwennest hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hieronder geven we heldere en transparante informatie over wat we met je gegevens doen. KSA Oostende Meeuwennest houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Als KSA Oostende Meeuwennest zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor KSA Nationaal vzw. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die wij voor onze koepel opvragen.
Als je vragen hebt over de verwerking van je gegevens kan je contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.
KSA Oostende Meeuwennest
Ieperstraat 23, 8400 Oostende
KSA Nationaal vzw
Vooruitgangstraat 225
1030 Schaarbeek
Waarom verwerkt KSA Oostende Meeuwennest persoonsgegevens? Over welke gegevens gaat het?
Persoonsgegevens worden door KSA Oostende Meeuwennest verwerkt en gebruikt voor verschillende doeleinden:
- voor deelname aan onze activiteiten;
- om je te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en algemene mails;
- om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van onze leden;
- voor het bekomen van subsidiëring door de overheid;
- voor archiefdoeleinden
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.
- Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
- Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, dieetvereisten
- Beeldmateriaal
- Gegevens eigen aan onze werking: lidnummer, leeftijdsgroep, deelname aan activiteiten, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
- Medische gegevens: aandoeningen of allergieën waar we rekening mee moeten houden, bijzondere aandachtspunten
Persoonsgegevens worden door KSA Nationaal vzw verwerkt en gebruikt voor de volgende doeleinden:
- om je aan te sluiten bij onze jeugdbeweging en je te verzekeren;
- om je te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en het leden- en leidingstijdschrift;
- voor het bekomen van subsidiëring door de overheid
- voor archiefdoeleinden
Geef je mijn gegevens door aan derden?
We kunnen bepaalde gegevens doorgeven aan de lokale overheid binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.
Daarnaast kunnen we de gegevens die je aan ons bezorgt doorgeven aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- de hosting van onze website.
Met die partijen maken wij daarover uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven je gegevens niet door voor commerciële doeleinden.
Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
We bewaren je persoonsgegevens zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de doeleinden van de privacyverklaring. Die gegevens worden voor een termijn van drie jaar bijgehouden voor leden die niet ieder jaar opnieuw inschrijven. Leden die ieder jaar inschrijven moeten ieder jaar hun gegevens opnieuw indienen opdat onze informatie accuraat blijft. Alle gegevens worden na drie jaar vernietigd.
Zijn mijn gegevens goed beveiligd?
We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo is ons digitaal ledenbestand Digit enkel toegankelijk via een persoonlijke login. Onze hele leidingsgroep is ingelicht over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en houdt zich aan de afspraken die we hier omtrent maakten. Hierbij krijgt het banhoofd het overzicht over alle leden binnen zijn ban en verspreid de nodige informatie aan zijn medeleiders indien nodig. Bv. adressen om boekjes rond te brengen, allergieën aan de koks om op kamp te gaan…
Wat zijn mijn rechten rond mijn gegevens?
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te kijken, aan te passen of te laten verwijderen. Als lid van KSA kan je bijvoorbeeld zelf je gegevens in Digit inkijken en aanpassen. Wil je je rechten uitoefenen, dan staat hierboven hoe je contact met ons kan opnemen.
Wat als ik vragen heb?
Heb je een vraag over de verwerking van je gegevens, neem gerust contact op met ons of met KSA Nationaal vzw. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming. We hopen echter dat het zo ver niet moet komen en dat eventuele problemen eerst binnen KSA besproken en opgelost kunnen worden.
Slotopmerkingen
KSA Oostende Meeuwennest kan haar privacyverklaring steeds aanpassen. Grondige wijzigingen zullen we steeds aankondigen via onze website (www.ksaoostende.be). Onderaan dit document vermelden we wanneer de verklaring het laatst werd aangepast.
Versie 1.0, laatst gewijzigd op 28.08.2018
